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六西格瑪控制階段的基本要素

1.確保改進(jìn)的過程必須記錄在案(并確保這些文件被定期使用)

服務(wù)過程基于員工在從事工作時(shí)培養(yǎng)的習(xí)慣。改變他們的習(xí)慣比糾正機(jī)器的開關(guān)要困難得多。你必須把新的步驟寫入程序文件，按照新的程序?qū)T工進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們覺得使用新的程序更容易，這樣員工就不會(huì)重拾以前的習(xí)慣。過程負(fù)責(zé)人必須負(fù)責(zé)確保程序被記錄并進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，他還必須負(fù)責(zé)尋找方法以確保將來繼續(xù)使用這種方法。

2.將結(jié)果轉(zhuǎn)化為收入(經(jīng)財(cái)務(wù)部門確認(rèn))

精益六西格瑪專注于那些高價(jià)值的項(xiàng)目。公司這樣做的原因是為了增強(qiáng)競爭力，增加收入。在項(xiàng)目開始和跟蹤之前，必須以財(cái)務(wù)形式確認(rèn)項(xiàng)目結(jié)果。在項(xiàng)目進(jìn)展過程中，您必須與組織中的財(cái)務(wù)分析師合作，找到確認(rèn)改進(jìn)的方法，并在財(cái)務(wù)上量化改進(jìn)結(jié)果。但是，您必須意識到，并非所有的改進(jìn)結(jié)果都可以輕松量化。在現(xiàn)有的會(huì)計(jì)制度下，一些成果是很容易追溯的，比如由于加工能力的提高而減少供應(yīng)或增加銷售。但是還有其他難以衡量的成就，比如通過改進(jìn)自己的流程來增強(qiáng)員工的自信心。

3.不斷檢查項(xiàng)目期間取得了哪些成果。

實(shí)施改進(jìn)的組織知道員工需要一段時(shí)間來適應(yīng)新的程序，所以在項(xiàng)目正式確認(rèn)變更后，組織通常需要每兩三個(gè)月檢查一次項(xiàng)目。

4.安裝自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)。

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用使得建立自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)成為可能，該系統(tǒng)可以及時(shí)提醒員工流程的當(dāng)前狀態(tài)，尤其是如果流程出現(xiàn)問題，該系統(tǒng)還可以警告員工。一些公司使用網(wǎng)絡(luò)上的“數(shù)字電子板”來顯示關(guān)鍵過程指標(biāo)的實(shí)時(shí)數(shù)字，而另一些公司可以自動(dòng)向員工發(fā)送一份關(guān)于昨天(或前幾個(gè)小時(shí))績效的電子郵件報(bào)告。流程改革實(shí)施后，數(shù)據(jù)可以連續(xù)記錄至少幾個(gè)月，以保證流程的穩(wěn)定性，達(dá)到預(yù)期效果。

5.項(xiàng)目試運(yùn)行

試運(yùn)行是指溶液的小規(guī)模測試。盡量讓更多的項(xiàng)目投入試運(yùn)行。試運(yùn)行可以在特定的范圍和特定的設(shè)備上實(shí)施，可以使用新的技術(shù)，不一定有很多用戶，或者在項(xiàng)目實(shí)施過程中如何模擬服務(wù)過程。為了收集足夠的數(shù)據(jù)，試運(yùn)行應(yīng)該需要很長時(shí)間。至少讓領(lǐng)導(dǎo)和受新方法影響的人覺得收集到的數(shù)據(jù)足夠分析。試運(yùn)行有很多好處:增加銷量，提前實(shí)現(xiàn)利潤，修改解決方案實(shí)施改進(jìn)。另一個(gè)好處是降低風(fēng)險(xiǎn)。團(tuán)隊(duì)發(fā)現(xiàn)潛在問題越早越好。管理實(shí)施過程，以避免不可預(yù)測的不利后果。

6.制定控制計(jì)劃

團(tuán)隊(duì)還將制定過程控制計(jì)劃，以確保新的過程能夠始終滿足客戶未來的需求。過程控制計(jì)劃通常基于未來的過程圖，該計(jì)劃將表明誰將負(fù)責(zé)管理新的過程。此外，該計(jì)劃還需要確定在正在進(jìn)行的進(jìn)程中發(fā)揮關(guān)鍵作用的指標(biāo)，并具體說明如何收集和顯示這些數(shù)據(jù)。通常使用成本控制圖、利潤控制圖、生產(chǎn)率水平控制圖或客戶滿意度的數(shù)據(jù)。可視化過程控制工具對相互交流有很大的影響。最后，在計(jì)劃中，還需要確定誰負(fù)責(zé)新服務(wù)的管理，并確定流程管理團(tuán)隊(duì)監(jiān)控后續(xù)實(shí)施的持續(xù)績效。