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1、文件記錄應(yīng)通俗易懂，清晰美觀。太多的專業(yè)術(shù)語會讓團隊以外的非專業(yè)人士感到厭煩。如果需要使用難以理解的技術(shù)詞匯，就要在上面附上相應(yīng)的定義和說明。在文檔中加入適當?shù)膱D片和流程圖，可以使表達的關(guān)鍵信息更加清晰，而空格和箭頭等強調(diào)會使文檔更具指導(dǎo)性。

2.文件記錄應(yīng)包括偏離業(yè)績改進目標的事故的控制方法，規(guī)定如何發(fā)現(xiàn)和確認影響業(yè)績改進的因素，并指明根據(jù)不同的因素應(yīng)采取什么對策，以確保過程改進活動不會很快被遺忘，從而保證改進活動的持續(xù)進行。

3.隨著過程改進活動的進展，文件記錄應(yīng)隨時更新和修訂。幾個關(guān)鍵因素決定了整個過程改進的成功，因此應(yīng)該跟蹤文檔的關(guān)鍵部分并不斷修訂。文件修訂次數(shù)越多，組織對過程改進活動的關(guān)注和努力程度就越高，以確保改進后的過程缺陷或問題不再發(fā)生。

可以肯定的是，任何過程改進活動都會發(fā)生事故。將這些影響績效改進的關(guān)鍵因素以書面形式記錄下來或以電子形式保存在計算機中，以便在企業(yè)內(nèi)部建立快速反應(yīng)機制，使企業(yè)能夠根據(jù)關(guān)鍵信息的變化及時調(diào)整戰(zhàn)略、產(chǎn)品、服務(wù)和流程。

一個好的快速反應(yīng)機制應(yīng)該包括以下兩個方面:

首先是問題預(yù)警。在改進活動的每個階段都應(yīng)該設(shè)定明確的標準和目標。一旦改進活動出現(xiàn)偏差，項目組可以在問題出現(xiàn)的地方及時采取補救措施。

第二是緊急情況的修復(fù)。并不是所有改進活動中的問題都需要重新思考和設(shè)計解決方案，但是改進活動中的突發(fā)事件需要團隊及時處理和糾正，否則改進活動會離目標越來越遠。在控制階段，要利用組織中已建立的良好的顧客反饋系統(tǒng)和市場反饋系統(tǒng)，隨時糾正改進活動中的事故和問題。

為了更好的控制，我們通常采用可視化管理，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題。可視化管理就是利用標志、顏色、貼紙或標記等可見的工具來簡化工作流程，使工作現(xiàn)場的問題、異常情況、浪費情況清晰地揭示出來，從而發(fā)現(xiàn)不良趨勢，盡早采取措施。在控制階段，通過可視化管理，可以有效地防止過程變異，保持改進階段的成果。通過可視化管理，可以保持工作現(xiàn)場的有序，使工作過程簡潔有序，防止缺陷，減少浪費，提高效率。