(1)文件記錄應簡潔、清晰、美觀。
太多的專業(yè)術語會讓團隊以外的非專業(yè)人士感到厭煩。如果需要采用難以理解的專業(yè)術語，則需要在這些術語上附上相應的定義和說明。在文檔中加入適當?shù)膱D片和流程圖，可以使表達的關鍵信息更加清晰，而空格和箭頭等強調會使文檔更具指導性。
(2)文件記錄應包括偏離績效改進目標的事故的控制方法。
需要明確如何發(fā)現(xiàn)和確認影響績效改進的因素，并指明針對不同的因素應采取什么對策，以確保過程改進活動不會很快被遺忘，從而保證改進活動的持續(xù)進行。
(3)文件記錄應隨著過程改進活動的進展隨時更新和修訂。
幾個關鍵因素決定了整個過程改進的成功，因此應該跟蹤文檔的關鍵部分并不斷修訂。文件修訂次數(shù)越多，組織對過程改進活動的關注和努力程度就越高，以確保改進后的過程缺陷或問題不再發(fā)生。
任何過程改進活動都會發(fā)生事故。將這些影響績效改進的關鍵因素以書面形式記錄下來或以電子形式保存在計算機中，以便在企業(yè)內部建立快速反應機制，使企業(yè)能夠根據(jù)關鍵信息的變化及時調整戰(zhàn)略、產(chǎn)品、服務和流程。一個好的快速反應機制應該包括以下兩個方面:
①問題警告
在改進活動的每個階段都應該設定明確的標準和目標。一旦改進活動出現(xiàn)偏差，項目組可以在問題出現(xiàn)的地方及時采取補救措施。
②緊急情況的修復
并不是所有改進活動中的問題都需要重新思考和設計解決方案，但是改進活動中的突發(fā)事件需要團隊及時處理和糾正，否則改進活動會離目標越來越遠。在控制階段，要利用組織中已建立的良好的顧客反饋系統(tǒng)和市場反饋系統(tǒng)，隨時糾正改進活動中的事故和問題。
為了更好的控制，我們通常采用可視化管理，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題。可視化管理就是利用標志、顏色、貼紙或標記等可見的工具來簡化工作流程，使工作現(xiàn)場的問題、異常情況、浪費情況清晰地揭示出來，從而發(fā)現(xiàn)不良趨勢，盡早采取措施。在控制階段，通過可視化管理，可以有效地防止過程變異，保持改進階段的成果。通過可視化管理，可以保持工作現(xiàn)場的有序，使工作過程簡潔有序，防止缺陷，減少浪費，提高效率。
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