在項目任務書中,問題/機會和目標的表述主要是明確:這個項目要解決的問題出在哪里?有哪些錯誤或急需改進的地方;項目的目標是什么?也就是團隊的使命,比如這個問題應該做哪些改進?達到什么樣的目的。


1、問題陳述標準


問題/機會的有效陳述必須遵循以下準則:


①具體:明確說明什么是錯,什么是錯;


②可觀察:描述問題/機會的可見跡象。問題發生在哪里?


可衡量:這個問題有多大?經常發生?發生了什么影響?通過回答“多少?”或者“經常?”,用數量表示問題的范圍;


④可控性:如果業務(經營)沒有開始好轉,可能的影響是什么?問題能在6到12個月內解決嗎?如果一個問題太大,應該把它分解成幾個更小更可控的項目。


比如某公司6 SIGMA項目任務書中的問題/機會描述:XL04數字儀器的meter MC的采購流程時間,統計顯示,2010年6-12月,比行業領先企業平均多花了5天時間。這種說法是:


①具體:指定一個特殊的過程(采購)和問題是什么(日期和時間);


②可觀察:相關數據和事實可從內部報告和采購記錄中獲得;


③可測量:采購時間以天為單位進行測量;


④可控:將問題限定在一種類型(MC測速器)采購程序。


2.問題陳述中的注意事項


在演示過程中,團隊會注意到以下問題:


①陳述意見時,不應包括缺陷原因。


在發現問題的原因之前,項目團隊需要經歷測量和分析階段。關于原因的預先形成的想法可能是不準確的、不完整的或錯誤的,并且可能誤導團隊。


②不應提出改進方案。


在不知道根本原因的情況下,主觀規定解決方案,往往會失敗。在不了解原因的情況下提出有效的改進方案是不可取的。


③陳述問題時,不要認定問題的過錯和責任,更不要指責。


因為不知道根本原因,所以在責任和過錯的判斷上可能會有錯誤。況且問題的改善需要組織各部門和相關人員的積極參與,一味的指責會影響人們參與項目的積極性。


④不要把幾個問題集中在一個問題的陳述中,要把問題區分開來,這樣項目才能有效進行。


3.目標陳述


目標/任務聲明是團隊明確努力的方向。陳述項目目標時,應與問題機會陳述一致。目標陳述應該包含與問題陳述相同的變量和測量單位。如果變量和計量單位不一樣,那么目標就無法匹配問題,即使進行了,也不可能解決問題。


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