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六西格瑪項(xiàng)目監(jiān)控的目的是使項(xiàng)目在預(yù)算內(nèi)按時(shí)完成。但實(shí)際上，能在規(guī)定的時(shí)間和預(yù)算內(nèi)完成預(yù)定任務(wù)的項(xiàng)目并不多。這樣，項(xiàng)目控制就涉及到項(xiàng)目的調(diào)整。調(diào)整項(xiàng)目時(shí)間、預(yù)算或工作范圍？為有效控制項(xiàng)目，建議在制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)對(duì)六西格瑪項(xiàng)目柔性進(jìn)行分析，并根據(jù)分析結(jié)果對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行調(diào)整(見表1)。

六西格瑪項(xiàng)目監(jiān)控措施和方法

在上述分析結(jié)果中，資源最靈活，項(xiàng)目實(shí)施時(shí)間最少。也就是說，當(dāng)項(xiàng)目遇到需要調(diào)整的問題時(shí)，團(tuán)隊(duì)首先考慮的是增加資源，保證項(xiàng)目能在預(yù)定時(shí)間內(nèi)完成。

二.風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃

這個(gè)項(xiàng)目不可能像預(yù)期的那樣順利進(jìn)行。一些突發(fā)情況會(huì)對(duì)項(xiàng)目造成很大影響，甚至導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。這需要提前識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)并有效管理它們。因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)無法預(yù)測(cè)未來，所以最好的辦法是在制定項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，根據(jù)已知信息制定風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃的制定可以參照風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和風(fēng)險(xiǎn)管理三個(gè)步驟來完成。

1.風(fēng)險(xiǎn)辨認(rèn)

一般來說，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)來自兩個(gè)方面，一是項(xiàng)目本身，二是項(xiàng)目外部，如企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整、行業(yè)政策變化等。團(tuán)隊(duì)可以使用頭腦風(fēng)暴法從以上兩個(gè)方面來識(shí)別項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。

2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

小組對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目的威脅，對(duì)可能對(duì)項(xiàng)目造成較大威脅的風(fēng)險(xiǎn)制定預(yù)防和應(yīng)急預(yù)案，并進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估一般從風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后后果的嚴(yán)重程度、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率、及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的難易程度三個(gè)方面進(jìn)行。

總體威脅是風(fēng)險(xiǎn)管理的首要任務(wù)。對(duì)于整體威脅中等或較大的，應(yīng)制定風(fēng)險(xiǎn)防范計(jì)劃。

3.風(fēng)險(xiǎn)管理

風(fēng)險(xiǎn)防范計(jì)劃應(yīng)從三個(gè)方面制定，包括預(yù)防措施、應(yīng)急措施和風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的臨界定義。最好指定一個(gè)負(fù)責(zé)風(fēng)險(xiǎn)的人(見表2)。

六西格瑪項(xiàng)目監(jiān)控措施和方法

第三，建立階段或里程碑報(bào)告制度

建立DMAIC五階段項(xiàng)目進(jìn)展報(bào)告機(jī)制。根據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃工作表，通過對(duì)各階段目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況的回顧和評(píng)估，發(fā)現(xiàn)過程中的問題，及時(shí)調(diào)整資源和計(jì)劃，保證項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。這是所有企業(yè)和組織的慣例，也是最有效的項(xiàng)目監(jiān)控措施。