其實這個工具在正常工作中基本沒用,因為總是充滿了項目能在預算內按時完成的幻想,但實際上能在規(guī)定的時間和預算內完成預定任務的項目并不多,很多項目要么時間延遲,要么超出預算,要么沒有實現(xiàn)目標。即使最終完成了,其實也是以犧牲一些目標為代價完成的。當然,說得好聽點,就是調整項目的時間、預算或者其他目標。為了有效控制項目,建議在制定項目計劃時對項目的靈活性進行分析,并根據(jù)分析結果對項目進行調整。


當然,從經驗的角度來看,項目柔性分析的好處是,當項目延期或出現(xiàn)目標缺口時,可以保證高優(yōu)先級目標的實現(xiàn),犧牲其他低優(yōu)先級目標或增加柔性資源的投入。


二.風險管理計劃


項目的生命周期中存在各種各樣的風險,有些風險可能會嚴重導致項目的失敗,因此項目管理要求我們必須能夠提前識別風險并對其進行有效管理。我們通常在項目規(guī)劃階段根據(jù)已知信息制定風險管理計劃,但如何識別更多的風險需要經驗和方法。風險管理計劃的制定有三個步驟:


1.風險辨認


識別風險其實是最難的部分,因為沒有人能說未來的一切都是可以預見的,而根據(jù)黑天鵝理論,小概率風險往往發(fā)生在你認為不會發(fā)生的時候。一般來說,項目風險來自兩個方面,一是項目管理本身,二是項目的外部風險,如企業(yè)戰(zhàn)略調整、行業(yè)變化、國家政策變化等。團隊可以通過頭腦風暴來識別風險。


方法:①設定一個主題,提出一些問題,引導思考。比如項目失敗,可能的內部管理原因是什么?如果客戶停止生產,與物流有關的原因是什么?當然,你也可以用SIPOC分析高端工藝,提出工藝問題。比如某一步達不到預期效果可能會發(fā)生什么?②頭腦風暴,快速思考5分鐘,嘗試窮盡一切可能;③分類總結。


2.風險評估


對已知風險進行評估,主要從后果的嚴重程度、風險發(fā)生的概率和及時發(fā)現(xiàn)風險的難易程度三個方面評估每種風險對項目的威脅。


第三,建立階段或里程碑報告制度


這種定期匯報機制是根據(jù)項目的進度和進度,通過回顧和評估每個階段目標的實現(xiàn)情況,以便在過程中發(fā)現(xiàn)問題,及時調整資源和計劃,確保項目目標的完成。一般我們會在項目啟動階段定義會議地圖,其中會包括會議的名稱和類型、頻率、出席人員和會議主題,這是最簡單也是最常用的方法用于項目監(jiān)控。


方法:在例會上,必須檢查制定的風險防范計劃中的關鍵定義。符合條件的,必須立即啟動應急預案。一旦發(fā)現(xiàn)新的風險,需要立即制定和更新預防計劃。


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