改進(jìn)結(jié)果可能低于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的預(yù)期目標(biāo)，也可能與預(yù)期目標(biāo)大體一致，甚至超出團(tuán)隊(duì)的預(yù)期，從而給整個(gè)過程帶來更好的改進(jìn)。在控制階段，團(tuán)隊(duì)成員要從影響解決方案實(shí)施的各種因素中找出影響績效改進(jìn)的關(guān)鍵因素，并針對(duì)這些關(guān)鍵因素，建立長期過程控制體系，實(shí)施控制設(shè)計(jì)，確認(rèn)長期過程能力，持續(xù)改進(jìn)過程。


流程持續(xù)改進(jìn)最重要的是實(shí)現(xiàn)流程標(biāo)準(zhǔn)化，即項(xiàng)目組完成改進(jìn)工作后，流程的所有步驟都表現(xiàn)出良好的穩(wěn)定性。這樣，即使項(xiàng)目組解散后，改進(jìn)活動(dòng)也可以按照原來的步驟和進(jìn)度繼續(xù)進(jìn)行。在控制階段，為了最大限度地減少過程變化，各種操作條件需要標(biāo)準(zhǔn)化。標(biāo)準(zhǔn)化是指根據(jù)公司的實(shí)際資源情況或改進(jìn)結(jié)果，對(duì)材料、零部件、設(shè)備和產(chǎn)品的規(guī)格或說明，作業(yè)和服務(wù)的過程和規(guī)范進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定。天行健咨詢經(jīng)驗(yàn)表明，無論是過程中的問題和缺陷，還是改進(jìn)活動(dòng)中遇到的障礙和意外，人的因素都是最重要的因素。改進(jìn)階段的成就是顯著和令人興奮的，但也是脆弱的。項(xiàng)目組很難保證自己的努力不會(huì)白費(fèi)。但通過規(guī)范化管理，可以最大程度地穩(wěn)定過程的投入和產(chǎn)出變量，從而減少過程的波動(dòng)，穩(wěn)定產(chǎn)出。同時(shí)也可以積累好的方法，從而增強(qiáng)組織學(xué)習(xí)能力，為后續(xù)發(fā)展積蓄力量。要實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，就要明確組織中各個(gè)部門的角色，以及部門中各個(gè)崗位的職責(zé)。在部門運(yùn)營過程中，可以將確定為好的流程和方法固定在文件中，形成標(biāo)準(zhǔn)，可以提高部門運(yùn)營的資源利用率和運(yùn)營效率，減少失誤和運(yùn)營成本。標(biāo)準(zhǔn)化操作，即操作人員和設(shè)備的最佳組合，以最大限度地減少浪費(fèi)，在以下幾個(gè)方面對(duì)工藝改進(jìn)具有重要意義:


①從過程中找到問題真正原因的概率大大增加；


②降低質(zhì)量改進(jìn)的成本。標(biāo)準(zhǔn)化操作減少了工藝波動(dòng)，縮短了每一階段改進(jìn)的周期，降低了成本；


③突出異常情況，幫助解決問題。如果不進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化操作，操作方法五花八門，無法區(qū)分正常和異常情況，這是可以通過標(biāo)準(zhǔn)化操作避免的。


④讓培訓(xùn)新員工變得更容易。因?yàn)樗械牟僮髁鞒潭加幸?guī)范的文檔，新員工只需要學(xué)習(xí)文檔，比沒有文檔要省力很多。


⑤提高質(zhì)量。標(biāo)準(zhǔn)化的操作減少了工藝變異，所以質(zhì)量會(huì)提高。


2.建立快速反應(yīng)機(jī)制，根據(jù)關(guān)鍵信息的變化及時(shí)調(diào)整策略、產(chǎn)品、服務(wù)和流程。


找出影響績效改進(jìn)的關(guān)鍵因素后，記錄這些因素，并根據(jù)改進(jìn)活動(dòng)的進(jìn)展隨時(shí)更新和修改，這樣可以保證人們不會(huì)隨著時(shí)間的推移或項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的解散而慢慢放棄改進(jìn)活動(dòng)。以文件形式反映這些關(guān)鍵因素的變化時(shí)，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面:


(1)文件記錄應(yīng)簡潔、清晰、美觀。


太多的專業(yè)術(shù)語會(huì)讓團(tuán)隊(duì)以外的非專業(yè)人士感到厭煩。如果需要采用難以理解的專業(yè)術(shù)語，則需要在這些術(shù)語上附上相應(yīng)的定義和說明。在文檔中加入適當(dāng)?shù)膱D片和流程圖，可以使表達(dá)的關(guān)鍵信息更加清晰，而空格和箭頭等強(qiáng)調(diào)會(huì)使文檔更具指導(dǎo)性。


(2)文件記錄應(yīng)包括偏離績效改進(jìn)目標(biāo)的事故的控制方法。


如何清楚地識(shí)別和確認(rèn)影響績效改進(jìn)的因素，并指明針對(duì)不同的因素應(yīng)采取什么對(duì)策，以確保過程改進(jìn)活動(dòng)不會(huì)很快被遺忘，從而保證改進(jìn)活動(dòng)的持續(xù)進(jìn)行。


③文件記錄應(yīng)隨著過程改進(jìn)活動(dòng)的進(jìn)展隨時(shí)更新和修訂。


幾個(gè)關(guān)鍵因素決定了整個(gè)過程改進(jìn)的成功，因此應(yīng)該跟蹤文檔的關(guān)鍵部分并不斷修訂。文件修訂次數(shù)越多，組織對(duì)過程改進(jìn)活動(dòng)的關(guān)注和努力程度就越高，以確保改進(jìn)后的過程缺陷或問題不再發(fā)生。


可以肯定的是，任何過程改進(jìn)活動(dòng)都會(huì)發(fā)生事故。將這些影響績效改進(jìn)的關(guān)鍵因素以書面形式記錄下來或以電子形式保存在計(jì)算機(jī)中，以便在企業(yè)內(nèi)部建立快速反應(yīng)機(jī)制，使企業(yè)能夠根據(jù)關(guān)鍵信息的變化及時(shí)調(diào)整戰(zhàn)略、產(chǎn)品、服務(wù)和流程。一個(gè)好的快速反應(yīng)機(jī)制應(yīng)該包括以下兩個(gè)方面:


(1)問題預(yù)警。


在改進(jìn)活動(dòng)的每個(gè)階段都應(yīng)該設(shè)定明確的標(biāo)準(zhǔn)和目標(biāo)。一旦改進(jìn)活動(dòng)出現(xiàn)偏差，項(xiàng)目組可以在問題出現(xiàn)的地方及時(shí)采取補(bǔ)救措施。


(2)二是搶修應(yīng)急。


并不是所有改進(jìn)活動(dòng)中的問題都需要重新思考和設(shè)計(jì)解決方案，但是改進(jìn)活動(dòng)中的突發(fā)事件需要團(tuán)隊(duì)及時(shí)處理和糾正，否則改進(jìn)活動(dòng)會(huì)離目標(biāo)越來越遠(yuǎn)。在控制階段，要利用組織中已建立的良好的顧客反饋系統(tǒng)和市場反饋系統(tǒng)，隨時(shí)糾正改進(jìn)活動(dòng)中的事故和問題。


為了更好的控制，我們通常采用可視化管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的問題?？梢暬芾砭褪抢脴?biāo)志、顏色、貼紙或標(biāo)記等可見的工具來簡化工作流程，使工作現(xiàn)場的問題、異常情況、浪費(fèi)情況清晰地揭示出來，從而發(fā)現(xiàn)不良趨勢(shì)，盡早采取措施。在控制階段，通過可視化管理，可以有效地防止過程變異，保持改進(jìn)階段的成果。通過可視化管理，可以保持工作現(xiàn)場的有序，使工作過程簡潔有序，防止缺陷，減少浪費(fèi)，提高效率。


3.構(gòu)建六西格瑪管理文化，建立組織持續(xù)推進(jìn)六西格瑪管理。


一個(gè)成功的企業(yè)不僅要有完善的治理結(jié)構(gòu)、有競爭力的核心技術(shù)、創(chuàng)新的企業(yè)家和管理團(tuán)隊(duì)，還要有積極和諧的企業(yè)文化。企業(yè)文化對(duì)企業(yè)的興衰起著越來越重要的作用。對(duì)于實(shí)施六西格瑪管理的企業(yè)來說，建設(shè)六西格瑪管理文化是保證持續(xù)進(jìn)行過程改進(jìn)活動(dòng)的思想基礎(chǔ)。成員應(yīng)將六西格瑪?shù)睦砟钊谌肫髽I(yè)文化，構(gòu)建支持六西格瑪改進(jìn)的文化。


除了文化，保證六西格瑪管理的另一個(gè)關(guān)鍵是改變組織體系和架構(gòu)，建立一個(gè)能夠持續(xù)推動(dòng)六西格瑪管理的組織。高層管理團(tuán)隊(duì)可以幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造一個(gè)有利于贏得更多人參與的環(huán)境。創(chuàng)建六西格瑪?shù)倪^程應(yīng)該從招聘新員工開始。新員工應(yīng)該心胸開闊，以客戶為導(dǎo)向，愿意接受新思想。在與員工面談時(shí)，應(yīng)增加一組關(guān)于質(zhì)量改進(jìn)經(jīng)驗(yàn)或與質(zhì)量改進(jìn)相關(guān)的技能的必問問題。員工一旦被錄用，腦海中應(yīng)該會(huì)有一個(gè)深刻的印象，那就是質(zhì)量意識(shí)永遠(yuǎn)是其能否繼續(xù)被錄用的決定性因素。在實(shí)施六西格瑪?shù)倪^程中，注重發(fā)現(xiàn)和獎(jiǎng)勵(lì)有效的改進(jìn)活動(dòng)，無疑會(huì)鼓勵(lì)更多的人參與進(jìn)來。


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