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過程改進(jìn)項(xiàng)目是面向過程的，大多數(shù)重要的過程經(jīng)常涉及許多不同的部門。但是現(xiàn)代企業(yè)很多都是有層級結(jié)構(gòu)的，也就是有嚴(yán)格的上下級關(guān)系。組織以分工為基礎(chǔ)，由許多部門組成，每個部門負(fù)責(zé)自己的專業(yè)領(lǐng)域(如會計(jì)部門、工程部門等。).這種組織結(jié)構(gòu)的主要問題是獨(dú)立的職能部門優(yōu)化自己部門的運(yùn)作，往往會損害組織的整體利益，部門經(jīng)理之間往往會爭奪有限的預(yù)算。然而，為客戶提供增值產(chǎn)品和服務(wù)需要不同職能部門的合作。解決這一問題的理想方案是將組織結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變?yōu)槊嫦蛄鞒淘O(shè)計(jì)的無層級結(jié)構(gòu)，即組織結(jié)構(gòu)扁平化。然而，在這種轉(zhuǎn)變完全完成之前，質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目仍然需要在層級組織環(huán)境中進(jìn)行，面臨跨職能項(xiàng)目帶來的內(nèi)部沖突和矛盾。因此，加強(qiáng)部門之間的交流與合作尤為必要。跨部門的團(tuán)隊(duì)建設(shè)是必要的，但管理層應(yīng)該負(fù)責(zé)為跨部門合作掃清障礙。任何重大的過程改進(jìn)項(xiàng)目幾乎都會涉及組織中的許多部門和級別。

管理層給團(tuán)隊(duì)最重要的支持就是給團(tuán)隊(duì)足夠的時間，讓團(tuán)隊(duì)成為一個高效的團(tuán)隊(duì)。管理層應(yīng)該盡力保持團(tuán)隊(duì)成員的一致性。沒有充分的理由，管理層不應(yīng)該允許團(tuán)隊(duì)成員離開，也不應(yīng)該頻繁有新人加入。同時，管理層要幫助團(tuán)隊(duì)在公司營造有利于團(tuán)隊(duì)有效工作的氛圍，并為團(tuán)隊(duì)成員提供一定的專業(yè)培訓(xùn)，幫助他們具備解決問題的能力。特別要對團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行合作技巧的訓(xùn)練，尤其是表達(dá)和溝通技巧的訓(xùn)練，因?yàn)闇贤记梢呀?jīng)成為影響這類六西格瑪管理項(xiàng)目實(shí)施成敗的重要因素。

認(rèn)可團(tuán)隊(duì)成員的成功努力非常重要。對于一個組織來說，它清楚地向所有員工展示什么對組織是重要的，從而幫助員工理解組織的價值取向，為組織的質(zhì)量文化建設(shè)做出貢獻(xiàn)。對于個人來說，認(rèn)可，尤其是公眾的認(rèn)可，可以滿足自己的歸屬感和自尊心。當(dāng)然，表達(dá)認(rèn)可的方式有很多種，但需要注意的是，如果將貨幣獎勵逐漸轉(zhuǎn)化為一種模式，接受者會將其視為獎勵的一部分，而不是像組織所希望的那樣，視為組織對其價值的認(rèn)可，從而違背了組織感謝做出貢獻(xiàn)的員工的初衷。

大型過程改進(jìn)項(xiàng)目通常會影響組織中的許多人，這些受影響的人可以稱為項(xiàng)目的“受益者”。受益人的利益應(yīng)盡可能與項(xiàng)目的目標(biāo)相結(jié)合，否則，受益人可能會為了自己的利益而有意或無意地做出不利于項(xiàng)目實(shí)施的事情。應(yīng)盡快開始確定項(xiàng)目受益者的過程，團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)有一份潛在項(xiàng)目受益者及其責(zé)任的清單。盡量讓受益者知道項(xiàng)目所有可能的收益。只有在看到項(xiàng)目的價值并理解采取行動的緊迫性后，人們才會支持組織的變革。同時，團(tuán)隊(duì)成員要經(jīng)常與受益人溝通，避免不必要的問題。

充分的溝通有助于避免問題。最重要的溝通是項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常與相關(guān)組織和部門舉行的非正式會議。此外，還需要詳細(xì)規(guī)定狀態(tài)報告的要求，明確這些報告將提交給誰，并明確每個部門的人員將獲得什么樣的信息。有的管理者不希望其他部門的同事過多分享自己部門的業(yè)務(wù)信息；如果一些經(jīng)理收到的信息比其他人少，他們會非常不滿意。我們必須處理好這些關(guān)系，尋求部門之間的平衡。報告通常會指出項(xiàng)目計(jì)劃的不足之處，并明確由誰來進(jìn)行調(diào)整，何時進(jìn)行調(diào)整，以及上級領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目經(jīng)理在調(diào)整過程中有多大的權(quán)限。協(xié)商達(dá)成的協(xié)議應(yīng)以文件的形式記錄下來，為解決爭議提供信息。